Getters, pastinya Anda sudah tidak asing lagi dengan profesi sekretaris. Mulai dari perusahaan kecil hingga besar, peran seorang sekretaris sangatlah penting. Dengan bantuannya segala macam kelancaran usaha suatu perusahaan akan mudah terselenggara.
Lantas, apa sebenarnya tugas dan tanggung jawab mereka? Berikut serba-serbi pembahasan mengenai sekretaris yang akan diulas selengkapnya di bawah ini. Ayo lihat!
Table of Contents
Sekretaris Adalah…
Sekretaris merupakan seorang administrator profesional yang mempunyai peran integral dalam bisnis suatu perusahaan hingga berbagai lingkungan organisasi lainnya. Pada umumnya seorang sekretaris biasanya mengurus dan mengurus segala macam tugas kantor, hingga tugas administratif tambahan sesuai kebutuhan.
Berbagai Fungsi Perusahaan
Berikut beberapa fungsinya yang wajib Anda ketahui sesuai tugas dan perannya.
- Sebagai Pejabat Eksekutif
Fungsinya sebagai pejabat eksekutif, kemudian bertanggung jawab dalam urusan pembukuan, pencatatan, saham, hingga publisitas suatu perusahaan atau organisasi. Ia juga harus mampu mengkoordinasikan berbagai kegiatan perkantoran.
Peran penghubung di sini adalah penghubung pengambilan keputusan antara manajemen pusat dan staf. Selain itu, saran atas keluhan pegawai dapat disampaikan melalui sekretaris untuk disampaikan kepada manajemen pusat.
Sekretaris juga berperan sebagai penyampai pesan kepada klien atau pelanggan.
- Sebagai Penasihat Manajemen
Dalam banyak kasus, pihak berwenang sangat membutuhkan nasihat dari seorang sekretaris. Melalui nasehatnya, manajemen mendapatkan berbagai masukan untuk kemajuan perusahaan.
Tugas yang Diketahui
Pada dasarnya, profesi ini bertanggung jawab untuk…
- Atur untuk Mencatat Hasil Rapat
Seorang sekretaris harus mampu mengatur jalannya proses rapat hingga mencatat berbagai hasil rapat.
- Membuat Catatan Administratif
Beberapa tugas administrasi yang dimaksud adalah mencatat kegiatan organisasi perusahaan, terkini bidang kepegawaian dan manajemen, menyiapkan berbagai jenis dokumen.
- Memastikan Persyaratan Hukum
A sekretaris juga harus mengetahui dan memastikan persyaratan hukum, terutama yang terkait dengan pengelolaan dokumen. Ia juga harus bisa memastikan bahwa setiap keputusan yang diambil tidak melanggar hukum.
- Pengawasan terhadap Pegawai Baru
Ia juga akan bekerja sama dengan kepala staf untuk menerapkan berbagai prosedur dalam sebuah perusahaan. Ia juga akan mengawasi karyawan baru untuk memperkenalkan perusahaan.
- Menyambut Tamu Bisnis ke Klien
Beliau juga bertugas memberikan kenyamanan bagi klien hingga tamu bisnis agar citra perusahaan terkenal.
5 keterampilan Diperlukan untuk Sekretaris Profesional
Jika Anda ingin bekerja di profesi ini, berikut beberapa keterampilan yang wajib Anda kuasai.
Karena profesi ini berhubungan langsung dengan berbagai orang dan latar belakang, maka diperlukan kemampuan berkomunikasi. Dengan demikian, berbagai informasi yang diterima dapat tersampaikan dengan baik.
- Kemampuan Manajemen waktu
Ia juga dituntut memiliki kemampuan mengatur agenda keagamaan, misalnya pertemuan direksi perusahaan dengan pejabat pemerintah. Dengan skill ini, semua urusan bisa terselesaikan dengan baik.
Terkadang banyak situasi dan kondisi tak terduga yang kerap muncul dalam menjalankan tugas. Oleh karena itu diperlukan kemampuan menganalisis dan memecahkan suatu permasalahan yang muncul.
Kemampuan ini sangat diperlukan ketika perusahaan berhubungan dengan klien dari luar negeri,
Seiring dengan berkembangnya zaman yang semakin maju, profesi ini harus mampu mengatur dan mengelola berbagai agenda dengan memanfaatkan beragam teknologi terkini. Lalu satu sekretaris Harus melek dan memahami teknologi terkini.
Sikap dan Etika Wajib
Diantaranya sabar, tekun, disiplin, berpenampilan menarik, loyal, santun dan mampu menjaga nama baik perusahaan.
Hal ini mencakup kemampuan beradaptasi terhadap segala perubahan, baik eksternal maupun internal.
Dalam hal ini mencakup kemampuan untuk melakukan berbagai tugas yang berkaitan dengan pekerjaan.
Kemampuannya seperti mengetik, surat menyurat, hingga arsip kantor.
Pentingnya Berpenampilan Ideal dan Menarik Bagi Sekretaris
Secara umum, sekretaris merupakan ikon perusahaan. Jadi, dia harus tampil menarik dan profesional. Dengan tampilan yang menarik maka ia akan bekerja maksimal dan klien pun merasa percaya diri dengan kinerjanya. Selain itu, beliau juga memberikan kesan positif kepada perusahaan. Untuk menunjang penampilannya, ia harus memiliki keterampilan dalam tata cara berdandan, penataan rambut yang baik, memahami dress code, hingga gaya dan perilaku yang baik.
Kisaran Gaji pada bulan November 2022
Menurut data dari Memang.com, hingga November 2022, kisaran gaji sekretaris berpengalaman di kota Jakarta adalah Rp 5.224.000,- per bulan. Tentu saja gajinya akan berbeda-beda di setiap kota di Indonesia.
Baiklah Getters, itulah pembahasan lengkap mengenai dunia kesekretariatan yang mempunyai peranan sangat penting bagi sebuah perusahaan. Jika saat ini Anda bekerja sebagai sekretaris dan ingin meningkatkan diri keterampilan yuk ikuti kelas pelatihan “Pelajari Perilaku dan Penampilan Standar Internasional Sekretaris Perusahaan” bersama GetI Incubator sekarang juga!
